シフト希望の集め方｜アルバイトの希望を効率よく集める方法

シフト希望の主な集め方

紙の希望表

記入欄を印刷して回収する方法です。誰でも使える一方で、回収・手入力・集計の手間が大きく、記入漏れや読み間違いも起こります。

LINE・メッセージ

従業員が使い慣れている点が最大の利点です。ただし希望がチャットに流れていくため、あとから1つにまとめる作業が発生しやすくなります。

Webフォーム

入力項目を固定できるので、集計しやすい形で集められます。従業員にURLを開いてもらう手間と、回答が届いたかどうかの確認が必要です。

Excel・スプレッドシートの共有

表に直接書いてもらう方法です。編集が簡単な反面、同時編集の衝突や、書式が崩れるトラブルが起こりがちです。

シフト管理アプリ

希望の収集と共有をまとめて行えます。アプリのインストールやログインが必要な場合、従業員の負担になることがあります。

よくある失敗

• 手段が混在する——紙とLINEと口頭が混ざり、集計が手作業になる。
• 締め切りが曖昧——いつまでに出せばよいか分からず、提出が遅れる。
• 「行ける」と「入りたい」が区別されない——出勤可能なだけなのか、本当に入りたいのかが分からず、優先順位をつけられない。
• 集めたあとに手入力する——紙やチャットの内容を、結局Excelへ打ち直す。

効率よく集める5つのコツ

1. 手段を1つに絞る

複数の経路を残すと、集計が手作業になりがちです。1つに統一するのが原則です。

2. 締め切りと書式を明示する

「毎月20日まで」「この形式で」と決めておくと、確認のやり取りが減ります。

3. 「行ける」と「入りたい」を分けて集める

勤務可能時間と希望シフトを別々に集めると、割り当てのときに優先順位をつけやすくなります。

4. 集めた時点でデータにする

回収したあとに手入力する前提だと、二度手間になります。入力の時点で集計できる形にするのが理想です。

5. 繰り返しの希望は引き継ぐ

「毎週同じ」という希望は、一度登録すれば毎回入力しなくて済むようにします。

KIBOKUMIのやり方

KIBOKUMIでは、従業員は普段使っているLINEから勤務可能時間と希望を送信します。勤務可能時間は「いつ働けるか」、希望は「いつ働きたいか、避けたいか」。この2つは別の入力として扱うため、割り当てのときに優先順位をつけられます。専用アプリのインストールは不要です。

集めた情報は、まとめ直す必要がありません。フォームやチャットで集めると、そのあと人が突き合わせて表にまとめる作業が残りますが、KIBOKUMIでは送信された内容がそのままシフト作成の入力になります。希望と必要人数をもとに、優先順位に沿ってシフトが自動で組み上がる——集める・データになる・シフトができるまでが1つにつながっている点が、他の手段との違いです。仕組みはシフト自動作成とはで解説しています。

まとめ

希望の集め方は、そのあとの作業量を左右します。手段を1つに絞り、入力の時点でデータにすることが、大きな時短につながります。シフト作成が大変な理由と、効率化する方法も参考にしてください。

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