毎週のシフト作成に、まとまった時間を取られていませんか。希望を集めて、必要人数と突き合わせ、足りないところを埋める。条件が増えるほど、この作業は重くなっていきます。この記事では、シフト作成が大変になる理由を整理し、負担を減らす方法を、手作業の改善から自動化まで順に紹介します。

シフト作成が大変な理由

紙、LINE、口頭、フォーム。手段が分かれていると、集めた希望を1つの表にまとめるだけで時間がかかります。集計の時点で、すでに疲れてしまいます。

勤務時間の上限、役割やスキル、開店・閉店を担える人、勤務間のインターバル、公平性。人がこれらを同時に正しく扱うのは困難です。1つを直すと別の条件が崩れます。

人気の時間帯には希望が集まり、不人気の時間帯には誰もいない。希望は重なるのに、必要人数は埋まらない、というねじれが毎回起こります。

急な欠勤や希望の変更があるたびに、全体を組み直すことになります。週の後半になるほど、この手戻りは大きくなります。

「誰が正しい配置か」は状況で変わります。決め手がないまま、迷いながら作業すること自体が負担になります。

シフト作成を効率化する方法

効果の大きいものから、順に試すのがおすすめです。はじめの2つは、手作業の負担を減らしながら、そのまま自動化の準備にもなります。

集める手段を1つに絞るだけで、集計の手間が大きく減ります。自動化する場合も、ここで集めた情報がそのまま入力になります。詳しくはシフト希望の集め方で解説しています。

「出勤できない」「勤務時間の上限」は絶対条件。「この日は休みたい」はできれば叶えたい希望。両者を分けておくと、衝突したときの優先順位を迷わず決められます。どちらも、自動化するときにそのまま条件として渡せる形になります。

前週の配置を出発点にしたり、曜日ごとのシフトの形を決めておいたりすると、毎回ゼロから考える手間は減ります。

ただし、これらは「人が突き合わせて調整する」作業そのものを減らすものではありません。条件が増えるほど確認すべき項目も増えるため、手作業の工夫だけでは、どこかで限界が来ます。

限界を越えるには、集計と割り当てという、もっとも時間のかかる部分を自動化します。希望や必要人数などの条件をもとに、優先順位に沿ってシフトを自動で組み上げます。仕組みはシフト自動作成とはで解説しています。

自動化と聞くと「ブラックボックスに丸投げするのでは」と感じるかもしれません。KIBOKUMIの場合は違います。作成されたシフトは、なぜその人にその配置になったのかを確認でき、納得できない部分は手で変更し、固定できます。作るのは自動、決めるのは店長です。

次のいずれかに当てはまるなら、自動化の効果を実感しやすいタイミングです。

シフト作成が大変なのは、店長の能力の問題ではありません。人が一度に考えなければならない条件が多いことが、大きな負担になります。集め方の統一や条件の整理で負担は減らせますし、割り当てまで自動化すれば、かかる時間を大幅に短縮できます。アルバイト・パートのシフト管理もあわせてご覧ください。