アルバイト・パートのシフト管理は、希望の収集・人員の確保・公平な配分・急な変更への対応を、限られた時間で回していく仕事です。このページでは、よくある課題を整理し、Excel・専用ツール・シフト自動作成それぞれの方法と、効率化のポイントをまとめます。

シフト管理とは

シフト管理とは、いつ・誰が・どの時間帯で働くかを決め、確定した内容を従業員に共有し、変更に対応する一連の業務です。大きく3つの段階に分けられます。

とくに収集と割り当ては、手作業が多くなりやすい工程です。なかでも割り当ては、条件が増えるほど難しくなります。

シフト管理でよくある課題

紙の希望表、LINEのメッセージ、口頭での申告、フォームへの入力。手段が混ざると、最後に店長が手で1つにまとめる作業が発生します。

希望は重なりやすく、忙しい時間帯から人は足りなくなります。1人を別の時間帯へ動かすと、元いた時間帯に穴ができます。

土日の出勤、開店・閉店の担当、避けたい時間帯など。どれを公平と見るかは人によって違います。「なぜ自分ばかり」と言われたとき、根拠を示せないと納得してもらえません。

急な欠勤や希望の変更があるたびに、シフト全体を組み直すことになります。週の後半になるほど、この手戻りが増えていきます。

「あの人がいないとシフトが組めない」状態になると、休みにくく、引き継ぎもできません。

多くの店舗で使われている方法です。表として見やすく、集計もしやすい一方で、希望の反映・必要人数の確認・公平性の調整はすべて手作業になります。希望が変わるたびに組み直す手間も残ります。

希望の収集や共有を効率化する一方、実際の割り当てまで自動で行うかどうかは、ツールによって異なります。

希望と必要人数を条件として与え、条件をできるだけ満たすシフトを自動で組み上げます。収集から割り当てまでをまとめて短縮できるのが特徴です。詳しい仕組みはシフト自動作成とはで解説しています。

KIBOKUMIは、アルバイト・パートのシフト管理のうち、負担の大きい収集と割り当てを自動化するサービスです。

店長が最終決定できることを重視しているので、自動化しながらも現場の判断を残せます。

Q. Excelでのシフト管理から移行できますか？
A. 従業員・役割・勤務時間の上限などを登録し、シフトの条件を設定すれば、以降は自動で組み直せます。Excel運用との違いはシフト作成が大変な理由と、効率化する方法で解説しています。

Q. 何人の従業員まで管理できますか？
A. 無料プランでは1事業所・従業員10名までご利用いただけます。

Q. 希望の収集はどう行いますか？
A. 従業員はLINEから希望を送信できます。集め方の考え方はシフト希望の集め方でまとめています。