人手不足のときのシフトの組み方

人手不足のときは「優先順位」を決める

人が足りないときに、すべての時間帯を同じ基準で埋めようとすると、どこかが破綻します。まず「絶対に守る時間帯」と「できれば守りたい時間帯」を分けるところから始めます。

絶対に守る（最低限）

• 開店・閉店を担える要員
• 止まると営業できないポジション（レジ、調理など）
• 安全や法令に関わる配置

できれば守りたい

• ピーク時間帯の増員
• 休憩を回すための余裕
• 教育・引き継ぎの担当

この線引きを先に決めておくと、穴が空いたときの判断がぶれません。逆に言えば、線引きがないまま穴を埋めようとすると、対応できる人に負担が集中します。

最低人数の決め方

「何人が必要か」は、時間帯ごとに最低人数と目標人数を分けて決めると扱いやすくなります。

• 最低人数——これを下回ると営業や安全に支障が出る人数。
• 目標人数——余裕をもって回すために、できれば欲しい人数。

人手不足のときは、まず最低人数を満たすことを目指し、目標人数は二の次にします。この順番を決めておけば、「足りないなりに、どこまでなら許容できるか」を自分で判断できます。

欠員が出たときの対応

1. 影響範囲を確かめる

まず、その欠員がどの時間帯の、どの役割を埋めていたのかを確認します。最低人数を下回るのか、目標人数が満たせないだけなのかで、対応の緊急度が変わります。

2. 埋める優先順位に沿って探す

全員に一斉に声をかけると、返信の管理が煩雑になります。守るべき時間帯から順に、無理のない範囲で候補を探します。

3. 埋まらない場合は、時間帯を縮める・営業を調整する

どうしても人が集まらないときは、営業時間を短くする、メニューを絞るなど、現場側で吸収する判断も必要です。「誰かを連勤させて無理に埋める」を続けると、その人に負担が集中してしまいます。詳しくはシフトの連勤を減らす方法で解説しています。

慢性的な人手不足を減らすには

人手不足が一時的なものか、慢性的なものかで、打ち手は変わります。

一時的な不足（欠勤・繁忙期）

欠員を素早く把握し、優先順位に沿って埋めることが中心になります。

慢性的な不足

• 採用・募集——そもそも人が足りない場合は、配置の工夫だけでは解決しません。
• 属人化を解く——「この人しかできない」を減らし、配置できる人を増やします。
• 出られる人を増やす——希望や勤務可能時間をこまめに集め、潜在的に働ける時間を拾います（シフト希望の集め方）。
• 過剰な配置をやめる——余裕のある時間帯に人を置きすぎていないかを見直します。

自動化が人手不足の場面でできること

KIBOKUMIは、最低人数を満たせない場合でも、シフト全体を失敗させるのではなく、その条件のもとで最善のシフトを作ったうえで「どの勤務に、あと何人足りないか」を画面上で知らせます。目標人数は最低人数とは別の層として扱い、最低人数を優先します。

急な欠勤の穴埋めでは、手動で人を追加でき、その場で無理な配置（勤務時間の上限超過など）がないかを確認できます。手で入れた配置は固定しておけるので、次の自動生成でも維持されます。

人員そのものを増やすものではありませんが、短い時間で「どこを守り、どこが足りないか」を把握する助けになります。仕組みはシフト自動作成とはで解説しています。

まとめ

人手不足のときこそ、優先順位と最低人数を先に決めることが重要です。限られた人で「どこを守るか」を決め、埋まらない部分は無理をせず営業側で調整する。そのうえで、慢性的な不足に対しては採用と属人化の解消を並行して進めます。アルバイト・パートのシフト管理もあわせてご覧ください。

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