シフト作成アプリの選び方｜比較のポイントと無料で試す方法

シフト作成アプリで「できること」は同じではない

シフト作成アプリは、「集める」「組む」「共有する」の3つの仕事を助けます。ただ、どこまでを担うかはサービスによって異なります。集めた希望を整理・共有しやすくするところまでを担うものもあれば、必要人数を満たす割り当てまで自動で行うものもあります。選ぶときは、機能の名前を並べて比べるより、自分の店のどの作業を減らしたいかから逆算するほうが確かです。

選ぶときに確認したい7つのポイント

1. 従業員がスマホから希望を出せるか

アルバイト・パートの希望は、紙・口頭・メッセージアプリなど、集める手段が分かれやすいところです。従業員が自分のスマホから勤務可能時間や希望を送信でき、店長が1か所で確認できると、集計と転記の手間を減らせます。KIBOKUMIでは、従業員はLINEから送信でき、専用アプリのインストールは不要です。

2. 「勤務可能時間」と「希望」を分けて扱えるか

ここは見落としやすい点です。勤務可能時間は、その人が働ける時間帯を示す、守るべき条件のひとつです。希望は「いつ働きたいか／避けたいか」で、できるだけ満たしたいものです。この2つを同じ「希望」として扱うと、働けない時間に割り当ててしまったり、本来は調整できる希望まで融通が利かなくなったりするおそれがあります。区別して扱えるかは、確認しておきたいポイントです。

3. 条件を踏まえて、割り当てまで自動で行うか

希望を一覧に整理することと、実際にシフトを組むことは、別の仕事です。自動作成に対応したサービスでも、必要人数や勤務可能時間をどこまで考慮できるかは異なります。従業員ごとの条件に加え、時間帯ごとの必要人数や担当する役割まで考慮できるかを確認しましょう。

KIBOKUMIは、勤務可能時間・希望・必要人数などの条件をもとに、守るべき制約を満たしながら、希望を優先順位に沿ってできるだけ満たすシフトを計算します。すべての希望を叶えられるとは限りませんが、満たせなかった希望や人員の不足も画面上で確認できます。仕組みはシフト自動作成とはで解説しています。

4. 守るべき条件を設定できるか

シフト作成では、労働時間の上限や勤務に関する法令・店舗ルールなど、考慮すべき条件があります。重要なのは、自店に必要な条件を設定でき、それが割り当てにどう反映されるかを確認することです。

扱える条件や制約の範囲はサービスによって異なるため、対象となる条件を確認して選びましょう。KIBOKUMIは、対応する労働時間の制約や店舗が設定した条件をシフト作成に反映します。ただし、法令への適合をすべて自動で判断するものではありません。対応する条件と適用範囲は、シフト作成と労働法でご確認いただけます。

5. 負担の偏りを考慮できるか

出勤日数、労働時間、土日、開店・閉店の担当など、公平さを考えるうえでの基準はひとつではありません。

比べるべきは、こうした偏りを考慮して配分できるか、そしてどの条件が結果に反映されるのかを理解できるかです。考え方はシフトを公平に組む方法でまとめています。

6. なぜその配置なのかを確認できるか

自動で組むと、「なぜこの人なのか」「なぜこの人は入っていないのか」が分からなくなることがあります。割り当ての理由を確認でき、必要な箇所を手動で調整できるかは、運用を続けられるかの分かれ目になります。KIBOKUMIは、希望が叶ったのか、人数を満たすためなのかといった理由を表示します。

7. 無料で試せるか、規模に見合うか

多くのサービスが無料プランや無料トライアルを用意していますが、無料で使える範囲・期間・登録が必要な情報は異なります。今の従業員数・事業所数で、追加の費用をかけずに試せるかを確認します。料金体系や無料で利用できる範囲も、料金プランで確認しておきましょう。

無料で試すときに確認したいこと

無料で試すときは、機能を確認するだけでなく、実際のシフト案を作成し、完成までに必要な作業を比較してみましょう。

• 条件が反映されるか——勤務可能時間や必要人数など、自店に必要な条件が考慮されているか。
• 修正が必要な箇所はどこか——手作業で直す必要がある部分と、その理由を確認する。
• 完成までの作業が減るか——設定、シフト案の確認、手動での修正まで含めて、従来の作業と比べる。
• 料金が合うか——無料の範囲、利用期間、クレジットカード登録の要否を確認する。

まずは1事業所・1週間分など、小さな範囲で試すと判断しやすくなります。KIBOKUMIの料金と無料の範囲は料金プランでご確認いただけます。

KIBOKUMIが向いている店舗

• アルバイト・パートのシフトを組む店舗。
• 勤務可能時間や必要人数、役割などの条件がある程度ある。
• 集計や割り当てに時間がかかっている、または特定の人に頼っている。

事前に確認しておきたいこと

• KIBOKUMIは、標準的な1日8時間・1週40時間制を前提としています。変形労働時間制やフレックスタイム制など、労働時間の扱いが異なる働き方では、要件に合うかを事前にご確認ください。
• KIBOKUMIが扱うのはシフトの計画です。実際の出退勤の記録や給与計算には対応していません。
• Excelファイルの取り込みには対応していません。必要な情報を登録し、条件を設定する必要があります。

まとめ

シフト作成アプリを選ぶときは、機能の数よりも、自店のどの作業を減らしたいかを基準に考えることが大切です。希望を集めて整理するだけでなく、必要人数や勤務可能時間などの条件を踏まえて割り当てまで自動化したいなら、シフトの自動作成に注目しましょう。

KIBOKUMIは、従業員の希望と勤務可能時間、店舗の必要人数などをもとに、守るべき制約を満たしながら、希望を優先順位に沿ってできるだけ満たすシフト案を作成します。作るのは自動、決めるのは店長です。まずは実際の店舗の条件でシフト案を作成し、これまでの作業と比べてみてください。

KIBOKUMIを無料で試す

※本記事は、シフト作成アプリを選ぶときの観点を整理したもので、特定のサービスを推奨するものではありません。料金や機能は変更されることがあるため、最新の内容は各サービスの公式情報をご確認ください。