店長のシフト作成時間を減らす方法｜シフト作成の効率化

シフト作成にどれくらい時間がかかっているか

店舗の規模や条件にもよりますが、希望の集計・割り当て・確認と修正を合わせると、毎週まとまった時間がシフト作成に使われることになります。問題は、その時間の大半が「考える時間」ではなく「探す・突き合わせる・直す時間」に消えている点です。

時間が消えている3つの工程

1. 希望の集計

紙、LINE、口頭で集めた希望を、1つの表にまとめ直す作業です。この作業には、手作業で情報を整理する時間が多く含まれます。

2. 割り当て

時間がかかりやすい工程です。「誰を、いつ、どこに置くか」を、必要人数・勤務時間の上限・役割・希望を同時ににらみながら決めます。1人を動かすたびに、他の条件を確認し直す必要があります。

3. 確認・修正・再調整

組み上げたあとに、抜けや重複、上限超過を確認し、直します。急な欠勤が入ると、大幅な修正が必要になることがあります。

集計の時間を減らす

集計の時間は、集め方を変えるだけで減らせます。もっとも効果が大きいのは、希望の集め方を1つに統一することです。複数の経路を残している限り、最後に人がまとめる作業が発生します。詳しくはシフト希望の集め方でまとめています。

割り当ての時間を減らす

ここが最大のボトルネックです。次の順で、効果の大きいものから試すのがおすすめです。

• 条件の優先順位を決める——「絶対に守る条件」と「できれば叶えたい希望」を分けておくと、迷う回数が減ります。
• 前週をベースにする——ゼロから組むより、変更点だけを考えるほうが速くなります。
• 繰り返しのパターンを持つ——曜日ごとのシフトの形を決めておくと、毎週の判断が減ります。
• 割り当て自体を自動化する——条件を与えて自動で組ませる方法です。仕組みはシフト自動作成とはで解説しています。

確認・修正の時間を減らす

修正の時間が膨らむのは、1か所を直すと別の場所が崩れる「連鎖」が起きるときです。直した配置を固定しておき、次に組み直しても維持されるようにすると、同じ場所を何度も直さずに済みます。また、割り当ての理由が見える状態にしておくと、確認のスピードが上がります。

自動化で短縮する

KIBOKUMIは、時間のかかる集計と割り当てを自動化します。従業員はLINEから勤務可能時間と希望を送信します。その内容と必要人数をもとに、シフトが自動で作成されます。店長は、作成されたシフトの理由を確認し、必要な箇所だけを手で直す作業に集中できます。

すべてを機械に任せるのではなく、「案を出すのは自動、決めるのは店長」という形にすることで、確認と修正にかかる時間そのものを減らせます。

削減効果を測る

短縮できたかどうかは、感覚ではなく記録で見るのが確かです。次の2つを、変更の前後で比べてみてください。

• シフト作成にかかった合計時間（集計・割り当て・修正の合計）
• 作成中に「やり直し」が発生した回数

合計時間だけでなく、やり直しの回数も見ると、どこが楽になったのかが分かります。

まとめ

シフト作成の時間は、「集計」「割り当て」「確認・修正」の3つに分けて考えると、削減の順番が見えてきます。集計は集め方の統一で、割り当ては自動化で、修正は固定と理由の見える化で、それぞれ減らせます。シフト作成が大変な理由と、効率化する方法もあわせてご覧ください。

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